Jak zarządzać restauracją

Prowadzenie restauracji nigdy nie było dla osób o słabym sercu, a ostatnie trzy lata tylko sprawiły, że utrzymanie się na powierzchni było jeszcze trudniejsze. Niedobory personelu, gwałtownie rosnące ceny produktów, niewystarczająca pomoc finansowa, inflacja ... lista jest długa i wiem, że jeśli prowadzisz teraz restaurację, nie jest to w żadnym wypadku przełomowa wiadomość.  

Mając to wszystko na uwadze, teraz bardziej niż kiedykolwiek, restauracje szukają sposobów na obniżenie kosztów żywności. 

 Wiem, że jako zaradni, odporni, zaprawieni w boju, wielu z was, restauratorów, może odkryć, że na tej liście jest kilka rzeczy, które już robicie. W takim przypadku ten blog może być zapewnieniem, że albo jesteś na dobrej drodze (kto nie lubi przypominać, że robisz to, co trzeba?), Albo, że może nadszedł czas, aby nadać priorytet kilku z tych starych praktyk, które "gotują się na tylnym palniku".

Monitoruj kluczowe i najczęściej używane ceny produktów

Monitorowanie cen kluczowych produktów, a nie całych zapasów, jest skutecznym i mniej czasochłonnym sposobem zapobiegania nieoczekiwanemu wzrostowi kosztów żywności. Najlepszym sposobem na to jest oprogramowanie do przetwarzania faktur, które kompiluje ceny produktów z faktur i kreśli ich ruch w czasie. Niektóre usługi mogą również wysyłać powiadomienia, gdy ceny kluczowych elementów przekroczą ustalony limit.

Bez RMS (restaurant management system) możesz to zrobić ręcznie, ale jest to zdecydowanie bardziej czasochłonne – nie będę Cię okłamywać. Najpierw zidentyfikuj pięć najważniejszych elementów i użyj arkusza kalkulacyjnego (jeśli nie masz oprogramowania z tą właśnie funkcją), aby śledzić ich koszty za każdym razem, gdy składasz zamówienie. W ten sposób możesz obserwować ceny, aby sprawdzić, czy rosną, a jeśli tak, możesz spróbować porozmawiać ze swoim dostawcą. Dopytaj czy możesz zamówić w różnych ilościach, aby uzyskać lepszą cenę, lub czy istnieje alternatywa dla nich?

Kluczowe składniki to dobry początek, ale pamiętajmy o monitorowaniu pozostałych produktów i ustaw to jako cel w 2023 roku. Pamiętasz, jak drogie ziemniaki stały się pod koniec 2022 roku? A co z jajkami? Prawdopodobnie nie są to kluczowe składniki dla Twojej restauracji, jednak ich wzrost cen spowodował duże straty w wynikach finansowych wielu restauracji. 

Przewidywanie następnej ptasiej grypy lub wpływu zbiorów związanych z klimatem nie jest czymś, co szefowie kuchni i operatorzy powinni mieć w swoich CV, więc niezbędny jest RMS, który ostrzega o wzroście cen. 

Dzięki RMS można śledzić wszystkie ceny produktów równie łatwo, jak kluczowe elementy, co zapewnia większą elastyczność i wgląd przy takim samym wysiłku. Ceny żywności mogą się szybko zmieniać w zależności od wielu czynników zewnętrznych, jak widzieliśmy w ciągu ostatnich kilku lat, co prowadzi nas do następnej wskazówki: optymalizacji menu. 

Jeśli wszystko inne zawiedzie, możesz spróbować tego, co zrobił jeden z naszych znajomych restauratorów, użyj mniejszych pojemników na śmieci. Nie dyskredytuj skuteczności narzędzia wizualnego! 🗑️

Jeśli masz RMS, możesz wskazać i monitorować, gdzie najprawdopodobniej występuje marnotrawstwo, porównując teoretyczne i rzeczywiste zużycie żywności na podstawie danych sprzedaży w porównaniu z liczbą zapasów i wydajnością receptur. Na przykład nasz klient odkrył, że rzeczywisty koszt surowca na danie z okonia morskiego był regularnie za wysoki o 20%. Umieszczenie wagi na stacji cięcia ryb i poproszenie kucharza o ważenie porcji okonia morskiego rozwiązało problem w zarodku. Trudno powiedzieć, kiedy różnica wynosi kilka gramów bez okazjonalnego sprawdzania na wadze!

Zachowaj elastyczność menu

Jeśli wiedza na temat udziału procentowego kosztów żywności w 2022 r. nauczyły nas czegokolwiek, to tego, że ceny produktów zmieniają się w mgnieniu oka, a sezonowość nie jest już jedynym (ani nawet najważniejszym) czynnikiem kosztów. Sztuczką do obniżenia kosztów, jeśli chodzi o menu, jest zachowanie jego elastyczności. Tak, sezonowość to świetny sposób na wdrożenie właściwych produktów. Ale co zrobisz, gdy jest sezon sałatek i jest kolejna listeria (lub inna okropna epidemia bakterii), podnosząc koszty pod sufit?  

Czasami możesz wymienić składniki, ale nie zawsze taka możliwość istnieje. Sałatka Cezar musi mieć sałatę rzymską, po prostu nie da się tego obejść. W takim przypadku zalecam oferowanie ofert ograniczonych czasowo, aby odciążyć te chrupiące koszty rzymskie na coś o lepszych kosztach surowca, takich jak na przykład wiosenna mieszanka.  

Gotowanie "od nosa do ogona" nie jest nową koncepcją – daleko od niej. Praktyka używania każdego kawałka zwierzęcia była wypróbowanym i prawdziwym, często koniecznym sposobem na maksymalne wykorzystanie jedzenia. Kupowanie większych kawałków, takich jak pierwotne kawałki lub całe zwierzęta, jeśli chodzi o kurczaka lub inny drób, jest częściej tańsze niż kupowanie zwierzęcia już wyporcjowanego.

W pewnej zaprzyjaźnionej sieci lokali sushi, GM był sfrustrowany tym, że wszystkie małe kawałki ryb były wyrzucane, ponieważ nie były wystarczająco "ładne" na sushi - mimo że były równie świeże i smaczne. Wpadł na genialny pomysł połączenia skrawków, zmieszania ich z pikantnym sosem (tym samym sosem co pikantny tuńczyk!) i podania ich w misce jako "pikantne sashimi". Po pocięciu kawałków do wielkości kęsa i zmieszaniu ich w sosie, widoczne niedoskonałości zniknęły. I zgadnij, co jeszcze zniknęło? Więcej niż pełny punkt od kosztów żywności! 

W typowym dniu o wartości 15 000 zł wasabi kosztowało średnio 25% żywności - 3 750zł. Koszt jedzenia na pikantnym sashimi wynosił jednak 0 zł, ponieważ ryba pierwotnie trafiła do kosza (ok, może jest kilka groszy za pikantny sos). Jest to obecnie jedno z najpopularniejszych dań i łatwo sprzedaje się za 500 - 1 tys.zł dziennie. Dodanie dodatkowej sprzedaży do ich typowych 15 000 zł daje im 16 000 zł sprzedaży podzielonej przez te same 3 750 zł kosztów żywności, i voila: 23,4%! Wykorzystanie skrawków dało Wasabi 1,6%  z powrotem do ich bottom line. Czy jesteś pewien, że twój kosz na śmieci nie ma niczego, co możesz wykorzystać do sprzedaży?

 Co jeśli jesteś wegańską restauracją? Zasada od "liścia do korzenia" nadal obowiązuje! Rozważ użycie każdej części warzywa. Podobnie jak marchewki na przykład - możesz użyć zielonych wierzchołków w pesto, do soku, lub w sałatce itp. Prawie każdy element warzywny (nawet skórka cebuli) można wykorzystać do przygotowania najbardziej aromatycznych bulionów. Zaszczepienie sposobu myślenia o używaniu całego produktu pomoże również ograniczyć marnotrawstwo w innych częściach produkcji, ponieważ może stać się powszechną praktyką w kuchni.

 Jeśli od" nosa do ogona" lub od "liścia do korzenia" nie pasuje do Twojej koncepcji (wątróbki drobiowe nie są dla wszystkich), projektowanie menu wokół produktów sezonowych to kolejny świetny sposób na zaoszczędzenie na kosztach żywności. 

W zależności od tego, gdzie znajduje się Twoja restauracja, może istnieć większa korzyść kosztowa dla przestrzegania sezonowości. Jak wspomniałem wcześniej, śledzenie cen za pomocą RMS może również ostrzegać, gdy ceny produktów spadają, dzięki czemu możesz skorzystać!

 Inną opcją jest zakup produktów klasy B, które można wykorzystać do naparów smakowych (takich jak alkohol), przecierów lub innych zastosowań, w których wygląd nie jest tak ważny. Zarządzając restauracją, jeden z naszych przedstawicieli handlowych kupował latem brzoskwinie klasy B luzem i dodawał je do whisky, która była przechowywana przez cały rok. Jeśli masz zasoby, rozpoczęcie programu konserwowania lub marynowania to kolejny świetny sposób na skorzystanie z masowych cen letnich produktów. Nie jest to dla wszystkich, ale jest to kolejna wypróbowana i prawdziwa metoda konserwacji żywności, którą restauracje mogą wykorzystać, aby zmaksymalizować niskie koszty przez cały rok i ograniczyć marnotrawstwo zepsutego jedzenia.

Przeanalizuj swoje menu

Po zbudowaniu tego sezonowego, od nosa do ogona (lub od korzenia do liścia, nie zapomnieliśmy o was, weganach), ostatnim elementem układanki obniżającej koszty żywności jest ustalenie, które dania nie przecinają go przez analizę menu. 

Ten proces jest najłatwiejszy do wykonania za pośrednictwem programu RMS(Retail Management System,) ze względu na dwa kluczowe czynniki: wykonują obliczenia za użytkownika i używają najnowszych cen produktów z faktur. Nikt nie chce podnosić cen menu, ale może być niezwykle ważne, aby być na bieżąco w 2023 r. z tym, jak szybko zmieniają się ceny produktów.

Jeśli nie masz RMS, najlepszą praktyką byłoby rozpoczęcie od najczęściej kupowanych potraw, które można znaleźć w danych POS. Następnie określ, czy koszty najlepiej sprzedających się potraw są niższe niż 35% lub niższe. Jeśli tak, radzisz sobie świetnie, jeśli nie - ten blog omawia cztery rodzaje kategorii rentowności i więcej szczegółów na temat optymalizacji każdego z nich. Nie daj się zwieść zabawnym, kulinarnym nazwom szkół - sprawienie, by te gwiazdy błyszczały, może naprawdę wpłynąć na Twoją rentowność, a tym samym na koszty jedzenia. Jeśli nie jesteś gotowy, aby usunąć potrawy, których koszty żywności przekraczają próg 35% (lub jakąkolwiek inną liczbę odpowiednią dla Twojej restauracji), możesz również przenieść je do mniej widocznego miejsca w menu i bardziej zaprezentować talerze o niższych kosztach żywności.

Monitoruj odpady - w kuchni i na sali

Często największym winowajcą niekontrolowanych kosztów żywności w restauracji są marnotrawstwo. A dla tych, którzy nie mają czasu, aby usiąść i zrobić matematykę lub nie mają systemu zarządzania restauracją (RMS), który pomoże Ci śledzić koszty żywności talerz po talerzu, istnieje kilka opcji, które pomagają, gdy jesteś w trybie przetrwania. 

Najpierw porozmawiajmy o dwóch miejscach, w których mogą wystąpić odpady: w kuchni i na sali.

Jeśli zauważysz, że niektóre potrawy są spożywane tylko w połowie przez gości, zmniejsz wielkość porcji. Może się to wydawać oczywiste, ale te sygnały można łatwo przegapić, gdy wszystkie inne pożary płoną w danym momencie. Możesz spróbować szkolić personel, aby mieć oko na naczynia, które nie trafiają do klubu czystego talerza, lub użyć oddzielnego kosza na śmieci przeznaczonego na resztki jedzenia z sali. Możesz również rozważyć dostosowanie zamówień produktów, jeśli okaże się, że teraz przy mniejszych porcjach zaczynasz wyrzucać nadmiar zapasów.

Jako szef kuchni lub menedżer, jesteś obecny w kuchni podczas przygotowywania może już pomóc z wieloma problemami związanymi z odpadami. Nie zalecamy patrzenie na ręce kucharzowi , ale raczej bycie drugą parą oczu lub rąk, aby np..zciągnąć patelnię z palnika, gdy ma się przypalić lub zwrócic uwagę, jeśli zbyt dużo mięsa pozostanie na kości podczas przygotowania..a to, pomaga zmniejszyć marnotrawstwo.

Inną ważną częścią zarządzania odpadami kuchennymi jest posiadanie jasnych oczekiwań dotyczących wydajności receptury. Czy twoje ciasto do smażenia na rybę z frytkami ma wystarczyć na 20 porcji ryby, ale wiesz, że potrzebujesz tylko dziesięciu i wyrzucasz resztę? Czy powinieneś dostać 15 porcji gnocchi z przepisu, ale kończysz tylko na 10-12? Spójność oczekiwań dotyczących wydajności(i uczynienie tych oczekiwań rozsądnymi) ma duży wpływ. Spróbuj użyć miarek do porcjowania  które pomagają w spójnym wydawaniu w czasie, lub użyj wagi, aby odważyć porcje z produktów przygotowywanych partiami.

Jeśli masz RMS, możesz wskazać i monitorować, gdzie najprawdopodobniej występuje marnotrawstwo, porównując teoretyczne i rzeczywiste zużycie żywności na podstawie danych sprzedaży w porównaniu z wartością zapasów i wydajnością receptur. Na przykład jeden z naszych klientów stwierdził, że rzeczywisty koszt jego przystawki okonia morskiego był regularnie za wysoki o 20%. Umieszczenie wagi na stacji cięcia ryb i poproszenie kucharza o zważenie przystawek okonia morskiego rozwiązało problem w zarodku. Trudno powiedzieć, kiedy różnica wynosi kilka gramów bez okazjonalnego sprawdzania na wadze!

Przeprowadzaj konsekwentne inwentaryzacje (wiemy, przepraszamy)

Być może pełne inwentaryzacje co drugi tydzień są nierozsądne, biorąc pod uwagę obecną sytuację kadrową. Rozumiem to i nie jestem tutaj, aby was zawstydzać, obiecuję. Ale nawet codzienne lub co 2 dni sprawdzanie najdroższych lub najczęściej używanych przedmiotów może bardzo pomóc.  

Wszystkie te małe działania wymagają czasu, co może wydawać się zbyt dużym pytaniem w obecnym krajobrazie pracy i dostaw, w którym się poruszamy, ale wszystkie one również się sumują. Dodatkowe 10 lub 15 minut dziennie może zaoszczędzić setki. Pewna Burgerownia, krajowa franczyza burgerów, obniżyła nawet koszty żywności o 2% dzięki bardziej spójnym zapasom. Morał z tej historii jest taki, że łatwiejsze zwykle nie jest tańsze i powinieneś regularnie planować kontrole magazynu.  

Pro tip: nie musisz zawsze liczyć tych samych rzeczy. Pamiętasz nasz wcześniejszy przykład okonia morskiego? Gdy zauważysz, że produkt jest często używany, spróbuj policzyć ten jeden przedmiot codziennie przez kilka dni. Czy zużycie jest nadal zbyt wysokie? Dzięki tej metodzie masz teraz bardzo krótkie okno, aby uważnie obserwować ten produkt. 

Uzyskaj system zarządzania restauracją

Każdy z pięciu sposobów obniżenia kosztów żywności w 2023 r. może (i powinien) być stosowany łącznie w celu optymalizacji wielu obszarów zarządzania i poprawy procentów kosztów żywności. Chociaż ręczne wersje każdego z nich są wykonalne, nadal wymagają dodatkowego czasu i nie zapewniają takich samych korzyści jak RMS. Codzienne rutynowe zadania mogą i powinny być zautomatyzowane przez RMS, co oszczędza czas zespołu i zapobiega wypaleniu. 

Cyfrowe przetwarzanie faktur zajmuje się ręcznym wprowadzaniem danych i zapewnia automatycznie aktualizowane ceny produktów, co oznacza, że nie musisz śledzić cen w arkuszu kalkulacyjnym. Integrując dane sprzedaży z punktów sprzedaży i ilości produktów w przepisach, możesz zarządzać, a nawet bawić się kosztami per talerz w celu optymalizacji (i nie musisz się martwić, że arkusz kalkulacyjny ulegnie awarii lub przypadkowo usunie cokolwiek!!).

Nie wszystkie rozwiązania RMS są sobie równe, ale najlepiej jest znaleźć rozwiązanie z cenami all-inclusive, aby nie było żadnych dodatkowych niespodzianek na koniec miesiąca.  

Po tym, co przedsiębiorcy/restauratorzy  przeszli przez ostatnie 3 lata,  to jedna z najlepszych inwestycji, jakie możesz zrobić dla swojej restauracji w perspektywie długoterminowej. I wiem, że nie potrzebujesz nikogo, kto mówi ci, jak trudno jest robić to, co robisz jako restaurator (za co naprawdę cię kochamy), ale przy obecnym stanie rzeczy mam nadzieję, że niektóre metody z tej listy okażą się szczególnie pomocne.